賃貸の必要書類：入居審査・契約で用意する本人確認書類と住民票
賃貸の必要書類は物件・管理会社・保証会社で異なるため、申し込み・入居審査で出すものと、審査後の契約で出すものを担当者に確認してください。本人確認書類や収入を示す書類を準備し、住民票が必要な場合は記載する人・続柄・マイナンバーの有無・発行日・原本の要否まで確認すると、取り直しを減らせます。
賃貸の申し込みで、身分証と収入証明を送ったあとに、住民票や保証人の書類を追加で求められることがあります。一つの全国共通リストでそろえるより、いつ、誰の、どの形式の書類が必要かを分けて確認しましょう。
申し込み・入居審査と、契約時の書類を分ける
エイブルの案内は、申し込み時の本人確認・収入・在籍を示す書類と、審査後の住民票や連帯保証人の印鑑証明書を分けています。MBC不動産の流れでも、申し込み、審査、契約準備は別の段階です。いずれも物件ごとに条件が異なるとしており、次の表は担当者に確認するための目安です。
| 段階 | 確認する書類・情報 | 先に聞いておくこと |
|---|---|---|
| 申し込み・入居審査 | 指定の申込書、本人確認書類、勤務先・収入の情報、求められた収入・在籍の証明 | 誰の書類か、使える証明書、必要な面、提出期限と送信先 |
| 保証会社・連帯保証人の手続き | 保証会社の指定書類、連帯保証人が必要ならその人の証明書類 | 保証人と緊急連絡先のどちらか、それぞれ何を用意するか |
| 審査後・賃貸契約 | 指定された住民票、印鑑関係、家賃の支払手続きに必要な情報など | 原本かコピーか、発行日の条件、契約当日に持参するもの |
同じ書類を複数の相手へ提出する場合も、まとめて全員に送る必要はありません。不動産会社、管理会社、保証会社のうち、誰が何を受け取るのかを確認します。
書類をそろえる順番
- 物件ごとの最新リストをもらう。 申し込み時と契約時の書類、提出先、期限、原本・コピーの指定を一緒に確認します。口頭だけの依頼なら、内容をメモして担当者に照合してもらいましょう。
- 今ある書類を確認する。 本人確認書類の有効期限、現在の氏名・住所、必要な面がそろっているかを確認します。転職直後など、指定の収入証明をまだ出せない場合は、代わりに使える書類を担当者へ聞いてから取得します。
- 発行が必要な証明書を手配する。 住民票や印鑑登録証明書は、必要な人・記載項目・発行日の条件が決まってから取得します。手元に古いものがあっても、そのまま受け付けられるとは限りません。
- 自分用の控えと提出用を分ける。 受け取ったPDFや紙の証明書は残し、提出先が求める形式で別に準備します。画像やPDFでよい場合も、全ページ、文字の読みやすさ、ファイル形式・容量を確認してから、案内された経路で送ります。
学生、就職予定、転職直後、自営業、外国籍などの事情があれば、最初に伝えて必要書類を確認してください。用意できない書類があるとき、別の書類を自己判断で送るより、どの書類なら審査できるかを先に確かめるほうが確実です。
賃貸に出す住民票は、マイナンバーなし？
「住民票を提出」とだけ書かれている場合は、取得前に次の条件を聞きましょう。
| 項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 記載する人 | 契約者本人だけか、入居者全員か。同居人が別世帯の場合はどうするか |
| 続柄・本籍など | 続柄、本籍・筆頭者の記載はそれぞれ必要か。外国人住民の記載事項に指定があるか |
| マイナンバー | 個人番号の記載がないものを用意するか |
| 発行日と形式 | 何か月以内か。自治体発行の証明書そのものか、コピーやPDFでよいか |
たとえば、東急リバブルの入居申込書（One-up用）は、個人契約の必要書類に入居者全員分・続柄記載の住民票を挙げ、マイナンバーが記載されていない書類を求めています。これはその申込書の条件で、ほかの物件の必要項目まで同じとは限りません。
住民票の「写し」は、市区町村が発行する証明書の名称です。中野区の説明のとおり、コピー機で複写した紙とは異なります。スマートフォンで撮った写真も自分で作ったコピーなので、原本を求める手続きでは発行された証明書を用意してください。取得の手順は住民票をコンビニで取る方法にまとめています。
UR賃貸住宅に申し込む場合の例
URの必要書類では、本申込と契約時の条件を別に案内しています。以下はURの条件です。
- 本申込の住民票は、申込者本人と同居親族全員の続柄が記載された、取得から3か月以内の原本で、個人番号の記載がないものを求めています。
- 収入証明は給与収入・個人事業・年金などで異なります。自分の区分の指定を確認します。
- 契約時にマイナンバーカードの写しを提出する場合は、顔写真がある面だけです。
URは、やむを得ず個人番号が記載された書類を出す場合の塗りつぶし方も案内しています。これはURの指示に従う場合の扱いです。他社へ提出する証明書を、同じ方法で加工してよいという意味ではありません。
本人確認書類は、必要な面と項目を確認する
運転免許証などは、提出先が必要とする面と、変更事項の記載を確認します。住所が変わった書類の一部だけを送るなど、審査に必要な情報を落とさないようにしてください。
マイナンバーカードは、個人情報保護委員会のFAQでは、本人確認用の写しとして表面をコピーすることができます。一方、番号法で定めた場合以外は、裏面の個人番号をコピーできません。裏面のQRコードにも個人番号が入っているため、番号の数字だけを隠した裏面を送る方法も避けましょう。提出先がそのカードを受け付けるかも確認してください。
「本人確認書類を両面」と案内されても、マイナンバーカードの裏面まで一緒に送らず、書類の種類を伝えて必要な面を確認します。送信先が正規のものか不安な場合は、身分証の写真を送るときの確認点も確認してください。
Dokusで控えを保管し、提出するコピーを準備する
提出した本人確認書類や証明書の写真・PDFをDokusにまとめておくと、追加依頼が来たときに手元の控えを確認できます。iPhone内の書類を暗号化して保管し、Face IDやTouch IDで保護できます。紙の証明書や、発行元から受け取った元のファイルも残してください。Dokusに保存したコピーは、自治体の証明書やカードの現物の代わりにはなりません。
提出先が加工したコピーを認める場合は、不要な項目を隠す、宛先・用途・日付の透かしを入れるといった準備ができます。氏名・住所・収入など、提出先が確認する情報を自己判断で隠さないでください。透かしはコピーの意図した用途を示すもので、審査の通過、受理、悪用の防止を保証しません。
ブラウザツールでPDFを処理すると、ページは画像化されます。選択できる文字や入力欄は引き継がれず、元の電子署名の検証もできなくなります。入力用の申込書や署名付き契約書をそのまま提出するよう求められた場合は、加工せず元のファイルを使ってください。
提出前のチェックリスト
- 申し込み・入居審査用と、審査後の契約用の書類を区別した。
- 契約者・同居人・連帯保証人のうち、誰の書類が必要か確認した。
- 本人確認書類の期限、氏名・住所、必要な面がそろっている。
- 住民票の記載する人、続柄・本籍・個人番号、発行日が指定に合っている。
- 紙の原本、コピー、写真・PDFのどれを出すか確認した。
- 受取先と送信経路が、担当者から案内されたものと一致している。
- 提出用ファイルを開き、全ページが読め、必要な情報を隠していないことを確認した。
- 元の証明書やファイル、提出した内容の控えを手元に残した。
よくある質問
賃貸の入居審査には何の書類が必要ですか？
本人確認書類、申込書、勤務先・収入を示す書類などを求められることがありますが、物件や管理会社、保証会社で異なります。申し込み段階の必要書類と、審査後の契約で追加する書類を、担当者から分けて案内してもらいましょう。
賃貸に出す住民票はマイナンバーなしでよいですか？
URや、この記事で紹介した東急リバブルの申込書では、個人番号の記載がない書類を求めています。自分の提出先の指定を確認し、取得時に必要な項目を選んでください。続柄や記載する人の範囲も一緒に確認します。
住民票は必ず3か月以内で、入居者全員分ですか？
一律の条件ではありません。URの本申込では、本人と同居親族全員の続柄が記載された、取得から3か月以内の原本が必要ですが、ほかの物件は提出先の指定を確認してください。
賃貸の本人確認にマイナンバーカードの裏面も送りますか？
通常の本人確認用の写しには表面を使います。番号法で定めた場合以外は、裏面の個人番号をコピーできません。裏面のQRコードにも個人番号が入っているため、数字だけを隠した裏面を送らず、提出先に必要な面を確認してください。
収入証明がまだ用意できないときはどうしますか？
転職直後や就職予定などの状況を担当者に伝え、代わりに使える書類、指定様式、提出期限を確認してください。収入の形態ごとに求められる書類が異なる場合があり、別の書類を出せば必ず認められるわけではありません。
住民票や身分証のPDFに透かしを入れて提出できますか？
加工したコピーを提出先が認める場合に限ります。必要な文字や証明部分を隠さず、宛先・用途・日付を付けて確認してください。ブラウザツールのPDF出力は画像化され、入力欄や元の電子署名は引き継がれません。元の形式を指定されている場合は加工しないでください。