Strafregisterauszug in der Schweiz: bestellen und PDF erhalten
Den Schweizer Strafregisterauszug bestellst du über den offiziellen Onlinedienst des Bundesamts für Justiz oder am Postschalter. Kläre vorher mit dem Empfänger, ob er einen Privatauszug oder Sonderprivatauszug und Papier oder einen digitalen Auszug benötigt; die Onlinebestellung kann zusätzlich unterschriebene Unterlagen per Post erfordern.
Dein künftiger Arbeitgeber verlangt einen Strafregisterauszug. Frage die Personalabteilung nach der genauen Art, dem akzeptierten Ausstellungsdatum und der Dokumentform. Ein früherer Auszug in deiner Ablage ist keine Zusage, dass er für die neue Stelle genügt. Notiere auch, wann der Nachweis tatsächlich vorliegen muss.
Privatauszug oder Sonderprivatauszug?
Die amtliche Bestellübersicht unterscheidet zwei Auszüge. Werden beide benötigt, sind getrennte Bestellungen vorgesehen. Wähle die Variante anhand der konkreten Anforderung.
| Anforderung | Was du vorbereitest |
|---|---|
| Privatauszug | Eigene Personendaten und verlangten Identitätsnachweis |
| Sonderprivatauszug | Zusätzlich die ausgefüllte und unterschriebene Bestätigung des Arbeitgebers oder der Organisation |
| Papier für einen Empfänger im Ausland | Vor Bestellung klären, ob eine Beglaubigung oder Apostille erforderlich ist |
| Digitaler Auszug | Akzeptanz des PDFs und einen sicheren Weg zum Speichern der Originaldatei |
Der Sonderprivatauszug hat einen besonderen Verwendungszweck. Bestelle ihn nicht einfach als vermeintlich ausführlichere Version. Und wenn statt des Strafregisters deine Wohnungsverwaltung einen Betreibungsregisterauszug verlangt, brauchst du einen anderen Nachweis.
Über den amtlichen Einstieg bestellen
Das Bundesamt für Justiz verweist auf Internetbestellung und Postschalter. Starte beim offiziellen Portal und folge dessen Bestelllink. Prüfe die Adresse, bevor du Personendaten und eine Ausweiskopie übermittelst. Die amtliche Übersicht erläutert auch, dass jede Person nur für sich selbst bestellen darf.
Beim beschriebenen Onlineverfahren für den Privatauszug gibst du deine Daten sowie Bestell- und Zahlungsdetails ein. Danach druckst und unterschreibst du das Bestellformular und sendest es mit der verlangten Ausweiskopie per Post ein. Die Dateneingabe und Zahlung allein schliessen diesen Ablauf nicht ab.
Arbeite mit drei getrennten Teilen:
- Anforderung des Empfängers: Dokumentart, gewünschte Form und Termin. Diese Notiz ist deine Orientierung bei der Bestellung.
- Einzusendende Unterlagen: Das richtige Bestellformular, deine Unterschrift und die geforderten Beilagen. Beim Sonderprivatauszug gehört die erforderliche Arbeitgeberbestätigung dazu.
- Späterer Auszug: Das ausgestellte Dokument. Eine Bestellbestätigung oder Zahlungsquittung ersetzt es nicht.
Prüfe die Ausweiskopie vor dem Drucken oder Beilegen in lesbarer Grösse. Verwende die verlangten Seiten und kontrolliere kleine Schrift sowie abgeschnittene Ränder. Der Scan ist eine Antragsbeilage, kein amtlicher digitaler Identitätsausweis.
Die Dokumentform vorab festlegen
Wenn der Auszug im Ausland verwendet werden soll, kläre die Form direkt mit der empfangenden Behörde oder dem Konsulat. Das amtliche Bestellportal erläutert für Papierauszüge den möglichen Bedarf einer Beglaubigung oder Apostille und weist darauf hin, dass digital signierte Auszüge nicht beglaubigt werden können. Bestelle deshalb nicht erst digital und versuche danach, jede andere Anforderung durch Ausdrucken zu erfüllen.
Eine sprachlich verständliche Kopie, eine Beglaubigung und ein aktuelles Ausstellungsdatum beantworten unterschiedliche Fragen. Halte die konkrete Antwort des Empfängers fest. Falls die Anforderung unklar bleibt, frage vor der Bestellung nach dem exakten Dokumentnamen und dem vorgesehenen Einreichungsweg.
Das digitale Original richtig aufbewahren
Laut amtlicher Information zum digitalen Auszug trägt das PDF ein elektronisches Siegel. Dieses ermöglicht die Prüfung von Herkunft und Unverändertheit. Ein eingescanntes Bild einer handschriftlichen Unterschrift hat eine andere Funktion.
Lade den bereitgestellten Auszug zeitnah herunter. Das Portal nennt eine Downloadfrist von zwei Monaten; danach wird der dort bereitgestellte Auszug gelöscht. Bewahre die heruntergeladene Datei unverändert auf. Drucke sie nicht nur aus, um das Papier später wieder einzuscannen. Füge dem Original weder ein Wasserzeichen hinzu noch komprimiere es für einen Upload.
Die amtliche Seite verlinkt den Validator des Bundes für die Prüfung des elektronischen Siegels. Wenn ein Bewerbungsportal die Datei zurückweist, klärst du mit der Personalabteilung zunächst Format und Übermittlungsweg. Eine technisch veränderte Ersatzdatei kann die elektronische Prüfung beeinträchtigen.
Für deine persönliche Übersicht kannst du eine ausgewählte Kopie in Dokus ablegen und mit Ausstellungsdatum benennen. Kontrolliere nach dem Import alle Seiten. Die unveränderte Ausstellerdatei bleibt separat verfügbar, wenn der Empfänger diese verlangt. Papieroriginale und vorhandene Prüfmerkmale, etwa Codes oder Siegel, bleiben ebenfalls erhalten.
Checkliste vor der Abgabe
- Privatauszug oder Sonderprivatauszug ist mit dem Empfänger geklärt.
- Eine erforderliche Arbeitgeberbestätigung liegt unterschrieben vor.
- Der im Portal beschriebene Antrag wurde vollständig abgeschlossen.
- Das ausgestellte Dokument wurde geöffnet und geprüft.
- Das ursprüngliche PDF oder Papier bleibt unverändert erhalten.
- Aktualität, Form und Übermittlungsweg passen zur konkreten Anforderung.
Häufige Fragen
Ist der Onlineantrag mit der Zahlung abgeschlossen?
Beim beschriebenen Verfahren für den Privatauszug sind danach noch das Drucken und Unterschreiben des Formulars sowie das Einsenden mit Ausweiskopie vorgesehen. Folge sämtlichen Schritten des amtlichen Portals und verwechsle die Quittung nicht mit dem Auszug.
Brauche ich einen Sonderprivatauszug statt eines Privatauszugs?
Das hängt von der Tätigkeit und der konkreten Anforderung ab. Für den Sonderprivatauszug ist eine unterschriebene Bestätigung des Arbeitgebers oder der Organisation erforderlich. Kläre die benötigte Variante vor der Bestellung.
Bleibt ein digitales Siegel nach dem Scannen erhalten?
Ein Scan eines Ausdrucks enthält nicht das elektronische Siegel der ursprünglichen PDF-Datei. Bewahre das heruntergeladene PDF unverändert auf und verwende für die elektronische Prüfung den vorgesehenen amtlichen Weg.
Muss ich meinen Auszug für jede neue Bewerbung ersetzen?
Frage die jeweilige Personalabteilung, welches Ausstellungsdatum sie akzeptiert. Eine gespeicherte Datei wird nicht automatisch aktualisiert. Die technische Prüfbarkeit des Siegels und die verlangte Aktualität sind unterschiedliche Anforderungen.