Dokumente mit dem iPhone scannen und schützen: Personalausweis und Reisepass
Öffne Dateien, tippe auf Mehr und dann auf Dokumente scannen, scanne Vorder- und Rückseite des Personalausweises und tippe auf Sichern: Das PDF liegt ungesperrt im gewählten Ordner. Sperre es in einer Notiz oder mit Face ID, und kennzeichne jede Kopie, die du verschickst, als Kopie mit Empfänger und Datum, wie es das Bundesinnenministerium empfiehlt.
Kläre zuerst, welches Dokument und welche Angaben der Empfänger braucht; oft genügt es, den Ausweis vorzuzeigen. Wenn eine Kopie nötig ist, scannst du sie direkt als PDF. Danach geht es um drei Dinge: lesbar speichern, den Zugriff sperren und nur die benötigten Angaben weitergeben.
Mit Dateien als PDF scannen
- Öffne Dateien und tippe auf Mehr, die drei Punkte.
- Wähle Dokumente scannen.
- Lege den Personalausweis auf einen dunklen Untergrund. Der Scanner erkennt die Kanten und nimmt im automatischen Modus selbst auf; sonst löse aus und passe die Ecken an.
- Drehe die Karte um und scanne die Rückseite als zweite Seite.
- Beende den Scan, wähle einen Speicherort und tippe auf Sichern.
Das funktioniert auch mit dem Aufenthaltstitel und dem Führerschein. Öffne beim deutschen Reisepass die Datenseite mit dem Foto und prüfe die Zeichenzeilen am unteren Rand.
Mit Notizen
Öffne eine Notiz, tippe auf die Taste für Anhänge und auf Dokumente scannen. Der Scan bleibt als PDF in der Notiz und lässt sich über Teilen versenden. Eine Notiz mit einem direkt erstellten Scan kann gesperrt werden. Ein importierter PDF-Anhang verhindert die Sperre.
Die Kamera-App scannt nicht: Sie macht ein gewöhnliches Foto samt Tisch, das in der Mediathek zwischen den übrigen Fotos landet und, falls aktiviert, in iCloud-Fotos.
Den Scan kontrollieren
- Karte aus der Hülle nehmen und Spiegelungen vermeiden.
- Alle Ecken erfassen, bei einer Karte auch die benötigte Rückseite.
- Die Vorschau vergrößern: Dokumentnummer und Gültigkeit müssen lesbar sein.
- Das gespeicherte PDF öffnen und die Seiten prüfen.
Wo der Scan gespeichert wird
In Dateien landet das PDF dort, wo du es vor dem Tippen auf Sichern hingelegt hast. Auf meinem iPhone bleibt es nur auf diesem Gerät, iCloud Drive kopiert es auf deine anderen Geräte mit demselben Apple Account. Die Suche in Dateien findet es wieder. Ein Scan aus Notizen bleibt in der Notiz; als eigene Datei bekommst du ihn über Teilen und In Dateien sichern.
Den Scan sperren
Ein PDF in Dateien hat keine eigene Sperre: Wer dein entsperrtes iPhone in der Hand hat, kann es öffnen. Seit iOS 18 hältst du das Symbol von Dateien gedrückt und wählst Face ID anfordern, das sperrt die ganze App. Oder bewahre den Scan in einer gesperrten Notiz auf. Dokumente auf dem iPhone mit Passwort sichern vergleicht die Möglichkeiten samt dem Album Ausgeblendet.
Die Kopie schützen, die du verschickst
Das Bundesinnenministerium beschreibt auf dem Personalausweisportal, was für eine Ausweiskopie gilt:
- Als Kopie erkennbar. Eine Kopie, ein Foto oder ein Scan muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein, etwa durch den Vermerk „KOPIE“. Mit Ausweiskopie kennzeichnen setzt du ihn samt Empfänger, Zweck und Datum quer über das Dokument.
- Schwärzen, was nicht gebraucht wird. Angaben, die nicht zur Identifizierung nötig sind, können und sollen geschwärzt werden, besonders die Zugangsnummer und die Dokumentennummer, sofern kein Gesetz wie das Geldwäschegesetz sie verlangt. Ausweiskopie schwärzen brennt die Schwärzung fest ein, sodass sie sich nicht wiederherstellen lässt.
- Sicher übermitteln und danach löschen. Das BMI rät von unverschlüsselten E-Mails ab und empfiehlt, die Kopie nach Erfüllung des Zwecks zu vernichten. Wo ein Anbieter die Online-Ausweisfunktion annimmt, musst du gar keine Kopie schicken.
Wenn beide Seiten auf ein Blatt sollen, hilft Ausweis als PDF. Bei einer Upload-Grenze kannst du die Kopie verkleinern. Keines dieser Werkzeuge lädt die Datei hoch. Entferne übrig gebliebene Kopien aus Downloads und Chats.
Scannen und aufbewahren mit Dokus
Dokus nutzt die Dokumentkamera des iPhone, ordnet beide Seiten einem Dokument zu und verschlüsselt es auf dem Gerät. Face ID öffnet es auch offline, und ein Bildschirmfoto des Dokuments bleibt leer. Zum Teilen erstellt Dokus ein komprimiertes PDF oder JPG mit einem Wasserzeichen für den Empfänger samt Datum und verdeckt die Bereiche, die du auswählst, kostenlos und ohne das Original zu verändern.
Häufige Fragen
Wo werden gescannte Dokumente auf dem iPhone gespeichert?
Ein Scan aus Dateien wird als PDF an dem Ort gespeichert, den du vor dem Tippen auf Sichern gewählt hast, also auf dem iPhone oder in einem Ordner in iCloud Drive, und die Suche in Dateien findet ihn. Ein Scan aus Notizen bleibt als PDF in der Notiz, bis du ihn über Teilen in Dateien sicherst.
Ist das Scannen kostenlos?
Ja. Dateien und Notizen enthalten den Scanner bereits. Beide Seiten aufnehmen und das PDF sichern, ohne eine weitere App zu installieren.
Was muss ich auf der Ausweiskopie schwärzen?
Laut Bundesinnenministerium alles, was der Empfänger nicht zur Identifizierung braucht, insbesondere die aufgedruckte Zugangsnummer und die Dokumentennummer, außer ein Gesetz wie das Geldwäschegesetz verlangt diese Angaben. Die Schwärzung sollte sich nicht wiederherstellen lassen.
Welche Reisepassseite soll ich scannen?
Für viele Anfragen die Datenseite mit dem Foto. Prüfe die Anforderungen des Empfängers und die Lesbarkeit der Zeichenzeilen.